Produktivität: Die Empty-Inbox-Strategie


Es gibt ja die verschiedensten Produktivitätsstrategien. Emailprogramm tagsüber ausmachen und so. Ich halte das für ziemlichen Unsinn. Email (inkl. Kalender) ist – jedenfalls für mich – der zentrale Überblick über meine Todos, Projekte und Probleme.

Natürlich ist es richtig, dass man so auch mehrere Stunden am Tag mit dem Lesen und Schreiben von Emails verbringt. Für mich sind das trotzdem auch sehr produktive Stunden. Es gibt ja Leute, für die ist Telefonieren die Lösung aller Kommunikationsprobleme.
Das kann ich für mich nicht behaupten. Ich telefoniere auch relativ viel, bin aber überzeugt davon, dass Email für die allermeisten Themen effizienter ist. Telefongespräche dauert oft ziemlich lang und man kann – oder sollte jedenfalls – nicht viel parallel machen, weil man sich konzentrieren muss. Nur beim Autofahren geht das natürlich besser als Emails schreiben.

Meine Emails kann ich jederzeit bearbeiten und sie beschweren sich auch nicht, wenn ich nebenbei noch mein Onlinebanking checke. Und abends kann ich immer meine Inbox leer haben. Dafür habe ich die Postfächer aller möglichen anderen Leute voll gemacht und erwarte deren Antworten. Und falls das mal nicht klappen sollte, braucht man nur die „Zur Nachverfolgung“ Funktion und schon geht einem auch kein unzuverlässiger Mitarbeiter oder Partner mehr durch die Lappen.

Am Ende ist es natürlich eine Typfrage. Manche Leute können einfach besser Telefonieren, andere besser Emailen. Wer am Telefon Spaß hat, soll das natürlich gern auch so machen. Größter Pluspunkt für die Email bleibt aus meiner Sicht aber: Sie funktioniert asynchron. Ich kann also meine Mails bearbeiten, wann ich will. Oder auch mal einen Tag lang liegen lassen.

Empty Inbox als Lösung vieler Produktivitätsprobleme

Mein Emailpostfach ist ziemlich regelmäßig leer. Manchmal liegen auch kompliziertere Mails ein paar Tagen im Posteingang rum, v.a. wenn ich auf Antwort von anderen warte, um eine Antwort auf sie zusammen zu stellen. Aber meistens ist das Postfach abends so schön leer wie oben zu sehen.

Der Trick? Emails löschen. Klingt witzig, aber ich habe lange zwei andere Nutzergruppen beobachtet, die komische andere Strategien haben:

1. der Einfach-nichts-Löscher

Es gibt Menschen, die haben tausende Mails in ihrem Posteingang. Weil sie aus den wildesten Gründen nicht löschen können oder wollen. Die verlieren natürlich total den Überblick, was noch zu beantworten ist. Für solche Menschen brauche ich die „Zur Nachverfolgung“ Funktion. Schlimm.

2. der Sortierer

Leute, die hunderte Ordner haben in ihrem Email-Programm und jede halbwegs wichtige Email irgendwo in einen entsprechenden Ordner sortieren.
Steinzeitliches Ordnungsverhalten, bitte dringend abgewöhnen: Wer sortiert, verliert. Es dauert ewig und sobald es pro Ordner ein paar mehr als 3 Mails gibt, ist dort auch nichts mehr zu finden ohne Volltextsuche.

Und wenn man eh Volltext sucht, hätte man auch gleich Xobni nehmen können. Dafür ist es egal, ob die Mails im Papierkorb liegen oder in irgendwelchen tollen Ordnern.

Email ist nicht perfekt

Email ist nicht perfekt, aber ich sehe sie so ähnlich wie Chrurchill einmal die Demokratie beschrieben hat:

Democracy is the worst form of government, except for all those other forms that have been tried.

Also, frei nach Churchill:

Email is the worst medium of communication, except for all those others that have been tried.





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8 Kommentare zu “Produktivität: Die Empty-Inbox-Strategie”

  1. Pelle
    7. August 2012 um 00:47

    Ich fahre da mit nichts (ausser Quatsch eben) loeschen und den Labels von Googlemail recht gut. Da muss man nichts sortieren und verschwendet auch keine Zeit. Todos kommen ohnehin auf die gleichnamige Liste und die Volltextsuche von Google ist ja doch durchaus schnell (oder eben Label:blabla in den Schlitz tippen.

  2. Kai-Christian
    7. August 2012 um 01:36

    E-Mails werden auch anderweitig beleuchtet: http://thenextweb.com/lifehacks/2012/08/05/the-geeks-guide-to-dealing-with-email-overload/

  3. Gerrit
    7. August 2012 um 09:10

    Süss.

    Und was spricht gegen „Mal-Email-mal-Telefon-mal-Skype-mal-Meeting“-Strategie, je nachdem, was für das jeweilige Thema das Sinnvollste erscheint? Oder ist es nicht gerade die Mischung, die es effizient macht?

  4. Jens J.
    7. August 2012 um 14:00

    Haha. Schön kontrovers. Als steinzeitlicher Sortierer versichere ich dir, dass ich jede Mail schneller wegsortiere und wiederfinde als die Alles-Behalter und Volltextsucher, die ich bisher beobachtet hab. Egal wieviel im Unterordner liegt. Meist übrigens nicht soo viel, wenn man alle 1-2 Jahre ausmistet.

    Alles löschen wäre für mich z.B. Quatsch.

  5. David M.
    7. August 2012 um 15:51

    Ich gehörte eine Zeit lang gleichzeitig zu beiden Gruppen 🙂 Nach einer Weile stellt man doch fest, dass 90% aller Emails nach einmaligem Lesen und Abarbeiten nicht mehr benötigt werden. Seit dem wird alles Unnötige gelöscht. Wichtige Anhänge werden sowieso auf der Festplatte gespeichert.

  6. Shirts
    10. August 2012 um 15:47

    endlich stimmt mir mal jemand zu, dass mail schreiben effizienter ist als telefonieren. beneide dich aber um deine strategie,ich schaff es nicht,die ganzen mails zu löschen und privat komm ich mir der suchfunktion sehr gut zurecht 🙂

  7. Vladislav Melnik
    16. August 2012 um 09:52

    Hallo Thomas,

    danke für den Artikel!

    Ich denke auch, dass Telefonieren ziemlich uneffizient ist und bin auch ein großer Fan der Empty-Inbox, die ist einfach King!

    Ich persönlich lösche auch immer alle E-Mails, nur einige Wichtige, ordne ich ein 😉

    Gruß
    Vladislav

  8. Dominik
    6. September 2012 um 22:12

    Ich komme mit Regeln (Autosortierung) und Aufgaben (Markierung) sehr gut zurecht, ohne dass ich die „Es gibt keine Elemente“ Ansicht vermisse ;).

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